Zeit, dem Chaos auf Ihrem Schreibtisch nun endlich an den Kragen zu gehen. Nur wie? Wir haben recherchiert und präsentieren Ihnen die 11 häufigsten Tipps, die in fast jedem Ratgeber auftauchen und sich demnach bewährt haben müssen. Ordnung soll ja bekanntlich das halbe Leben sein.
1. Ein Zeitfenster schaffen
Bei großen Papierbergen hilft es, sich zuerst einen Überblick zu verschaffen. Erst danach können Sie sich ein Konzept überlegen, das dann hoffentlich dauerhaft für Ordnung sorgt. Nehmen Sie sich einen freien Abend oder ein paar Stunden am Wochenende, in denen Sie Ruhe und Muße haben. Für mich heißt das vor allem: den inneren Schweinehund überwinden in dem Wissen, dass danach schon der größte Batzen geschafft sein wird.
2. Vorbereitung: Aktenordner, Trennblätter & Co. kaufen
Nachdem Sie einen Termin festgelegt haben, sollten Sie sich nun auch mit den nötigen Utensilien und Hilfsmitteln ausstatten, die beim Ordnen und Sortieren helfen. Das können mehrere Aktenordner, Trennblätter oder verschiedene Behälter sein, in denen Sie Rechnungen, Verträge und andere wichtige Unterlagen aufbewahren und verstauen. Gute Vorbereitung ist die halbe Miete, hat mir mal ein schlauer Mensch gesagt!
3. Alle Briefe an einem Ort sammeln
Für die Zukunft erscheint es absolut sinnvoll und hilfreich, alle Briefe und sonstigen wichtigen Unterlagen zunächst zentral an einem Ort zu sammeln. Das hat den Vorteil, dass Sie später nicht wie wild nach verloren gegangenen Dokumenten in jeder Ecke der Wohnung suchen. Auch falls sich mal wieder ein bisschen was anstauen sollte, wissen Sie immerhin, wo sich alles befindet.
4. Wählen Sie ein Archivierungssystem
Wir alle haben bestimmte Vorlieben und Strategien entwickelt, wie er oder sie am besten Ordnung hält. Eine gute Option ist ein klassisches Ablagesystem in Ordnern, die Sie nebeneinander in einem Regal aufbewahren. Innerhalb jedes einzelnen Ordners schaffen Sie zusätzlich eine Struktur durch Trennblätter. Alternativ können Sie natürlich auch auf Briefablagebehälter oder Schubladenboxen ausweichen. Erlaubt ist hier, was gefällt und am praktischsten erscheint.
5. Unterlagen nach Themen sortieren
Nachdem Sie sich einen Überblick verschafft haben, geht es ans Sortieren. Am besten bilden Sie zunächst kleine Häufchen auf dem Boden, die nach Themen oder Sachgruppen geordnet sind: Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge und alles, was mit dem Job zu tun hat, kommt auf den Haufen Beruf. Nebenkostenabrechnungen sammeln Sie auf dem Stapel Wohnen. Arztkosten, Krankschreibungen und so weiter legen Sie auf dem Haufen Gesundheit ab. Kontoauszüge, Sparverträge etc. ordnen Sie hingegen dem Themenblock Finanzen zu. Die Zuordnung nach Sachgruppen verschafft gleich mehr Übersicht. Jetzt müssen Sie Ihre Häufchen nur noch nach Datum sortieren, abheften und den jeweiligen Ordner oder die Ablage beschriften, damit Sie alles wiederfinden.
6. Nur aufbewahren, was aufbewahrt werden muss
Nun geht es ans Ausmisten. Viele Unterlagen schlummern über Jahre hinweg in irgendwelchen Ecken, obwohl sie gar keine Relevanz mehr haben und nur unnützer Ballast sind. Gekündigte Verträge gleich wegschmeißen. Ebenso sämtliche Anschreiben, die keine wichtigen Informationen, Ansprechpartner oder Kontaktdaten enthalten. Einige Dokumente wiederum sind so wichtig (manchmal sogar überlebenswichtig), dass Sie sie unter keinen Umständen verlieren sollten. Dazu gehören Geburtsurkunden, Zeugnisse, Reisepass, Personalausweis und der Führerschein. Aber auch wichtige ärztliche Gutachten oder Röntgenbilder, Arbeitsverträge und Gehaltsabrechnungen, die später einmal für die Rente wichtig sein werden. Auch Arbeitslosenzeiten und Sozialversicherungsbelange sind in diesem Zusammenhang ein Leben lang wichtig.
7. Alte durch neue Dokumente ersetzen
Wenn Sie beim Sichten der Unterlagen Dokumente entdecken, die Sie in mehrfacher Ausführung haben, prüfen Sie, ob Sie wirklich alle benötigen. Oftmals werden nach Vertragsverlängerungen oder sonstigen Erneuerungen aktualisierte Versionen zugeschickt. Alte Dokumente, die nicht auf dem neuesten Stand sind – ab in den Papierkorb.
8. Fehlende Papiere neu beschaffen
Wenn Sie beim Aufräumen bemerken, dass wichtige Unterlagen, zum Beispiel einzelne Gehaltsabrechnungen fehlen, kümmern Sie sich um Ersatz. Meistens ist das mit einem kurzen Telefonat und der Bitte um erneute Zusendung nämlich kein Problem.
9. So viel Papierkram wie möglich digitalisieren
Auch wenn Sie nicht drum herumkommen, den Großteil des Papierkrams abzuheften, können Sie die Vorteile der Digitalisierung für sich nutzen. Es gibt mittlerweile eine Menge hilfreicher Apps und Tools, die Sie dabei unterstützen, Ordnung zu halten und ein System in Ihr Chaos zu bringen. Der große Vorteil: Sie können jederzeit und an jedem Ort auf Ihre Unterlagen und Daten zugreifen und sparen zugleich Platz und Papier. Eine ausgezeichnete App für die private Buchhaltung ist zum Beispiel Holvi. Das Programm wurde speziell für Freiberufler:innen entwickelt und stellt einige nützliche Features und sogar ein Geschäftskonto zur Verfügung, mit denen Sie all Ihre To-dos im Blick behalten und digital für Ordnung sorgen.
10. Eine regelmäßige Routine einführen
Wenn Sie bis hierhin gekommen sind, ist das meiste schon geschafft. Jetzt geht es darum, dass Sie regelmäßig dran bleiben. Sie sparen sich zukünftig eine Menge Stress, wenn Sie es schaffen, eine Routine in Ihre private Buchhaltung zu bringen und den Papierberg erst gar nicht mehr so groß werden zu lassen, dass er unerklimmbar scheint.
11. Sich zur Belohnung etwas Gutes tun
Belohnen Sie sich nach dem Aufräumen mit einer Kleinigkeit, etwa einer neuen Zimmerpflanze oder einem tollen Abendessen. Getreu dem Motto: Erst die Arbeit, dann das Vergnügen.
