Dienstfahrrad:

Kosten- und Umweltvorteile nutzen und Mitarbeiter-Gesundheit fördern

Dienstfahrrad

Insbesondere in Großstädten, wo Straßen chronisch verstopft und Parkplätze knapp sind, freuen sich Mitarbeiter häufig mehr über ein schickes Dienstfahrrad als über den klassischen Dienstwagen. Hunderttausende Dienstfahrräder gibt es mittlerweile bundesweit. Tendenz: steigend.

Dienstfahrrad als Sympathieträger

Egal ob Dienstleister, Wartungs- und Lieferservice oder Handwerksbetrieb, der Weg zum Kunden geht über kurze Entfernungen mit dem Fahrrad oft schneller als mit dem Auto – und die zeitaufwändige Parkplatzsuche entfällt. Ihre werbewirksamen Logos können Unternehmen ganz einfach am Rahmen oder auf Transportkisten am Fahrrad platzieren.

Fuhrparkmanager entdecken zunehmend die Vorteile von Fahrrädern oder Lastenfahrrädern fürs Unternehmen:

➢ deutlich niedrigere Anschaffungs-, Versicherungs- und Reparaturkosten als beim Auto
➢ weniger Stellplatzbedarf
➢ leicht zu kommunizierender, aktiver Beitrag des Unternehmens zum Umweltschutz
➢ positive Wahrnehmung der Fahrräder im Unternehmensumfeld und bei den Kunden

Welche Fahrräder taugen als Dienstfahrrad?

Grundsätzlich eignet sich jedes Fahrrad – vom bequemen Cityrad, über Touren- und Mountainbikes, bis hin zu spritzigen Rennrädern. Alle Varianten können auch als E-Bike mit Hilfsmotor bis 25 Stundenkilometer gewählt werden. Wichtig: Schnelle E-Bikes, die bis zu 45 Stundenkilometer fahren können, gelten als Kraftfahrzeuge und werden deshalb steuerlich wie Dienstwagen behandelt. Außerdem erfordern sie eine spezielle Versicherung, Kennzeichen sowie einen Führerschein und müssen mit Helm gefahren werden.

Kaufen oder Leasen?

Bei der Anschaffung von Dienstfahrrädern gibt es zwei Möglichkeiten:

➢ Kaufen: Das Unternehmen schafft die Fahrräder an, stellt sie seinen Mitarbeitern zur Verfügung und schreibt die Kosten als Betriebsausgaben über sieben Jahre ab.
➢ Leasing: Ähnlich wie bei Dienstwagen, wird Leasing auch bei Dienstfahrrädern immer beliebter. Das liegt daran, dass es gerade für Mittelständler die tägliche Arbeit erleichtert, wenn spezialisierte Leasinganbieter die gesamte Organisation und Abwicklung übernehmen. Bewährt hat sich folgender Ablauf: Das Unternehmen schließt im ersten Schritt mit einem Anbieter, wie z.B. Businessbike, Company-Bike-Solutions, Eurorad, Jobrad, Lease-A-Bike oder Mein-Dienstrad, einen Leasingvertrag ab. Dieser läuft meist drei Jahre und enthält einen Versicherungsschutz gegen Diebstahl und Unfall. Auch ein Pannenhilfe-Service kann abgeschlossen werden. Die anfallenden Kosten werden als Betriebsausgaben verbucht.

Die Leasinganbieter arbeiten mit Vertragshändlern zusammen, bei denen sich die Beschäftigten im zweiten Schritt ihr Dienstfahrrad aussuchen können. Ein Überlassungsvertrag zwischen Unternehmen und Mitarbeiter oder ein Zusatz zum Arbeitsvertrag sollte die Nutzungsbedingungen für das Dienstfahrrad klären. Festgelegt werden sollte beispielsweise, ob das Fahrrad nur für berufliche Zwecke oder auch privat genutzt werden darf. Wichtig: Eine Kaufoption für den Arbeitnehmer darf der Leasingvertrag nicht enthalten, weil sonst der Mitarbeiter für das Finanzamt als Leasingpartner gilt.

Dienstfahrrad als Motivationsschub und Mitarbeitermagnet

Mit einem Dienstfahrrad, das auch privat genutzt werden darf, können Mitarbeiter mit kurzem Weg zur Arbeit sogar ihr Auto zuhause stehen lassen. Ideal für entspanntes Rollen – sogar über etwas größere Entfernungen – sind Dienstfahrräder, die von einem Elektromotor unterstützt werden.

Für Mittelständler hat es vor allem drei Vorteile, auf Diensträder zu setzen, die auch privat genutzt werden dürfen:

➢ Mitarbeiter können damit stärker motiviert und an das Unternehmen gebunden werden
➢ beim Werben um Auszubildende sowie um hoch qualifizierte Mitarbeiter sammeln Betriebe Pluspunkte, die günstig oder kostenfrei Diensträder anbieten und so umweltfreundliche Mobilität fördern
➢ das Unternehmen baut sich in der Öffentlichkeit ein positives, innovatives und umweltbewusstes Image auf; das wiederum zieht neue Fachkräfte an, die sich mit den Unternehmenszielen identifizieren

Hinzu kommen Vorteile, die sich erst auf den zweiten Blick erschließen:

➢ Dienstfahrräder, die auch privat genutzt werden dürfen, fördern nachweislich die Gesundheit und Fitness der Belegschaft. Eine Untersuchung in den Niederlanden ergab: Arbeitnehmer, die regelmäßig mit dem Fahrrad zur Arbeit fahren sind seltener krank. Sie versäumen durchschnittlich einen Arbeitstag weniger pro Jahr als nicht Fahrrad fahrende Kollegen. 
➢ Unternehmen, die Mitarbeitern Dienstfahrräder überlassen, können Sozialabgaben sparen.

Gehaltssteigerung einmal anders

Wenn der Arbeitgeber die Leasingrate übernimmt, motiviert das die Mitarbeiter wie eine Steigerung des Gehalts. Das Dienstfahrrad ist für Mitarbeiter kostenlos und für Neuanschaffungen zwischen Anfang 2019 und Ende 2021 auch steuerfrei. 

Eine andere Möglichkeit ist, dass der Arbeitnehmer die Leasingrate zahlt. Am einfachsten geht das über eine Gehaltsumwandlung, also einen Teil des Bruttogehalts. Günstiger als beim Dienstwagen, müssen Mitarbeiter für das Dienstfahrrad nur 0,5 Prozent vom Bruttolistenpreis im Jahr als geldwerten Vorteil versteuern.

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